จัดระเบียบอีเมลอย่างไร ไม่ต้องไปไล่เปิดอ่านทุกอัน

Posted by

ว่ากันว่าในโลกนี้มีคนสองประเภทคือคนที่ปล่อยอีเมลทิ้งไว้เป็นพันๆ ฉบับโดยไม่เปิดอ่าน และพวกที่ชอบไล่เปิด, ไล่อ่าน และไล่ตอบ เพื่อให้ตัวเลขใน inbox เป็น 0

ในโลกนี้ก็มีแนวคิดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการตอบเมลอย่างเป็นระบบที่เรียกว่า Inbox Zero ที่คิดค้นโดย Merlin Mann ที่คิดว่าการทำงานไปโดยมีอีเมลที่ยังไม่ตอบค้างๆ คาๆ อยู่ในหัวนั้นจะฉุดรั้งศักยภาพของเจ้าของเมลเวลาที่อยู่ในออฟฟิศ

ในทางจิตวิทยาการเคลียร์ inbox ให้สะอาดใสนั้นช่วยทำให้เจ้าของเมลรู้สึกดี แถมเป็นสร้างด้วย “ความสำเร็จเล็กๆ” เพื่อกระตุ้นตัวเองในเช้าวันทำงานอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม Dan Ariely นักจิตวิทยาและนักเศรษฐศาสตร์พฤติกรรมมนุษย์ ได้ให้ความเห็นว่า

“นี่ไม่ใช่เรื่องที่สร้างความสุขได้ในระยะยาว แต่เพราะมันเกิดขึ้นตรงหน้า ได้ทันที และมันเด้งเตือนเราตลอดเวลา ทำให้คิดไปว่าต้องมีคนรอคำตอบจากเราอยู่แน่ๆ มันทำให้เราจัดลำดับมันสำคัญกว่าเรื่องอื่นๆที่ต้องทำ”

เขาเสริมด้วยข้อมูลที่ว่า คนเราใช้เวลาประมาณ หนึ่งนาทีครึ่งในการอ่านเมลโดยเฉลี่ย อาจฟังดูไม่มากมาย แต่คนทำงานหลายๆ คนมีอีเมลเข้ามาวันละ 200 ฉบับ แค่อ่านก็ใช้เวลา 5 ชั่วโมงแล้ว

Dan Ariely

Dan ได้คิดค้นวิธีตอบเมลแบบใหม่ ในแนวทางเฉพาะตัว ด้วยแนวคิด “ทำให้ความรับผิดชอบเป็นเรื่องของคนส่งเมล ไม่ใช่คนที่ตอบ” เขาได้เซ็ทระบบตอบเมลกลับอัตโนมัติ ที่มาพร้อมกับคู่มือการติดต่อเขาที่ลิสต์คำแนะนำไว้เป็นข้อๆ ในคู่มือนั้นเขาจะเดาใจคนส่งว่าจะติดต่อมาด้วยเหตุผลต่างๆอะไรบ้าง และให้เขาทำตามคำแนะนำที่เขียนเอาไว้แล้ว รวมถึงคำชี้แจงที่บอกว่าเขาอาจจะไม่ได้ตอบอีเมลกลับในทุกครั้งอีกด้วย

แต่ถ้ายังมีคนส่งเมลติดต่อให้เค้าซ้ำๆ Dan ก็จะส่งฟอร์มไปให้คนๆ นั้นกรอกและตอบกลับมาว่าต้องการให้ตอบภายในกี่วัน ซึ่งมีเพียง 2% เท่านั้นจากอีเมลทั้งหมด ที่คนติดต่อต้องการคำตอบด่วน

นักจิตวิทยาชื่อดังทิ้งท้ายไว้ว่า วิธีนี้ทำให้มีเวลาโฟกัสกับเรื่องอื่นๆ ที่ต้องทำ แถมเลือกตอบเมลเฉพาะที่สำคัญจริงๆเท่านั้น 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s